Politique de confidentialité – Porte Ouverte asbl
Version : 03/03/2026
1. Qui sommes-nous ?
Open Deur vzm – Porte Ouverte asbl, enregistrée sous le numéro d’entreprise 0413.591.766, dont le siège social est établi à Rue du Boulet 30 – 1000 Bruxelles, agit en qualité de responsable du traitement conformément :
· au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD),
· à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.
2. Quelles données collectons-nous et pourquoi ?
Porte Ouverte asbl collecte et traite des données à caractère personnel dans le cadre de ses activités. Ces traitements concernent principalement :
A. Ses bénéficiaires :
· Évaluation initiale
Données : nom, prénom, numéro de téléphone, âge, nombre d’enfants, explication de la perte de logement, situation familiale, situation administrative et financière, état de santé, parcours de vie.
Finalité : évaluer la demande et déterminer l’éligibilité à l’aide.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) ; consentement pour les données de santé (art. 6.1.a et 9.2.a RGPD).
Durée de conservation :
o En l'absence d’accompagnement : suppression des données dans un délai maximum d’1 an.
o En cas d’accompagnement : intégration au dossier bénéficiaire, conservé 10 ans après la fin du suivi.
· Constitution et gestion du dossier bénéficiaire
Données : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, titre de séjour, registre national, coordonnées, situation familiale, revenus, mutuelle, numéro de compte, source de financement, enfants accompagnants, dernière adresse, historique des séjours.
Finalité : organiser l’hébergement et assurer la gestion administrative et financière.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD).
Durée de conservation : 10 ans après la fin de l’accompagnement.
· Accompagnement global
Données : histoire de vie, besoins, difficultés, évaluations, situation familiale, professionnelle, administrative, santé, scolarité des enfants, décisions judiciaires.
Finalité : assurer un accompagnement adapté, global et personnalisé.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; consentement pour les données sensibles (art. 6.1.a et 9.2.a RGPD).
Durée de conservation : 10 ans après la fin de l’accompagnement.
· Facturation et obligations légales
Données : nom, prénom, nombre de jours hébergés, enfants accompagnants.
Finalité : gestion comptable et respect des obligations légales.
Base légale : obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
Durée de conservation : 7 ans.
· Suivi post-hébergement
Données : situation sociale actuelle, adresse, logement, emploi, endettement, revenus, scolarité des enfants, santé, loisirs.
Finalité : maintenir un lien et proposer un accompagnement ponctuel.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; consentement pour les données sensibles (art. 6.1.a et 9.2.a RGPD).
Durée de conservation : 10 ans après le dernier contact.
B. Ses travailleurs
· Identification et contrat
Données : nom, prénom, coordonnées, registre national, fonction, type de contrat, date d’entrée, données liées à l’accès physique (numéro de badge d’identification).
Finalité : gestion administrative et contractuelle
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.
· Rémunération et sécurité sociale
Données : salaire, compte bancaire, déclarations sociales, fiches de paie.
Finalité : traitement de la paie et respect des obligations légales.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
Durée de conservation : 7 ans.
· Santé au travail
Données : certificats médicaux, aptitudes, suivi médical.
Finalité : gestion des absences et sécurité des conditions de travail.
Base légale : obligation légale (art. 6.1.c et 9.2.b RGPD).
Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.
· Suivi professionnel
Données : évaluations, formations suivies, compétences acquises.
Finalité : gestion des parcours et du développement professionnel.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f).
Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.
· Discipline et contentieux
Données : avertissements, sanctions, litiges.
Finalité : garantir le respect des règles internes et du droit du travail.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.
· Documents justificatifs
Données : copie de la carte d’identité, diplômes, permis de conduire, certificat de bonne vie et mœurs.
Finalité : vérification de l’exactitude des informations et respect des exigences légales.
Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) ; obligation légale (art. 6.1.c RGPD).
Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation.
· Candidats non retenus
Données : nom, prénom, coordonnées, CV, lettre de motivation, autres pièces jointes.
Finalité : traitement des candidatures et gestion de la réserve de recrutement.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).
Durée de conservation : 2 ans après la clôture du processus, sauf accord explicite pour une durée plus longue.
C. Usagers du site web
· Navigation sur le site
Données : adresse IP, pages visitées, date et heure d’accès, type de navigateur, système d’exploitation, type d’appareil, langue du navigateur, identifiant de session, résolution d’écran, URL de provenance.
Finalité : assurer la sécurité du site, établir des statistiques de fréquentation, améliorer la navigation.
Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD).
Durée de conservation : 6 mois maximum.
· Utilisation de cookies et traceurs
Données : préférences de navigation, comportement en ligne, informations techniques relatives aux outils d’analyse (Google Analytics, Google Tag Manager, etc.).
Finalité : mesurer l’audience, améliorer le contenu, personnaliser l’expérience.
Base légale : consentement (art. 6.1.a RGPD).
Durée de conservation : 13 mois.
3. Comment obtenons-nous vos données ?
Nous collectons vos données :
- Directement auprès de vous, via des formulaires papier ou en ligne, courriers, emails ou lors de nos activités.
- Indirectement, via des partenaires sociaux, tiers ou automatiquement par des outils d’analyse (comme Google Analytics) qui collectent des données techniques anonymisées.
4. Qui a accès à vos données ?
Au sein de Porte Ouverte asbl, seules les personnes dûment habilitées peuvent accéder aux données personnelles, dans les limites strictement nécessaires à l’exercice de leurs missions.
Des données peuvent également être transmises à des tiers lorsque cela est requis pour :
· la mise en œuvre de l’accompagnement social, médical, psychologique ou juridique,
· l’exécution de nos obligations légales ou contractuelles,
· la gestion administrative, financière ou des ressources humaines de l’asbl.
Les principales catégories de destinataires sont :
· Partenaires sociaux, médicaux et juridiques : structures d’accueil, prestataires de soins, avocats, services d’aide juridique, services de médiation, etc. ;
· Organismes publics : mutuelles, CPAS, administrations fiscales, organismes de sécurité sociale, allocations familiales, etc. ;
· Partenaires liés à l’emploi ou à la formation : services d’insertion, centres de formation, employeurs ou agences d’intérim ;
· Sous-traitants de l’asbl : prestataires informatiques, secrétariats sociaux, services comptables, etc. dans le cadre de missions déléguées et encadrées contractuellement.
Tous les tiers intervenant pour le compte de l’asbl sont soumis à une obligation stricte de confidentialité et au respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Aucune donnée personnelle n’est cédée à des fins commerciales.
5. Comment protégeons-nous vos données ?
Nous mettons en place des mesures techniques et organisationnelles adaptées, notamment :
- Accès restreint aux données ;
- Stockage sécurisé (supports protégés, armoires verrouillées cloud sécurisé) ;
- Sauvegardes régulières ;
- Sensibilisation du personnel.
En cas d’incident (violation de données), nous notifierons l’Autorité de protection des données et les personnes concernées, conformément à la législation.
6. Quels sont vos droits ?
Vous avez les droits suivants, conformément aux articles 12 à 22 du RGPD :
· Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, et en recevoir une copie ;
· Droit de rectification : faire corriger les données inexactes ou compléter celles qui sont incomplètes ;
· Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données, dans les cas prévus par le RGPD ;
· Droit à la limitation du traitement : restreindre temporairement l’utilisation de vos données dans certaines situations ;
· Droit d’opposition : vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ou à des fins de prospection ;
· Droit à la portabilité : recevoir les données vous concernant dans un format structuré et lisible, ou les transmettre à un autre responsable de traitement ;
· Droit de retirer votre consentement : si le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.
Pour exercer vos droits, veuillez nous contacter par écrit ou par email :
Porte Ouverte asbl
Rue du Boulet 30 – 1000 Bruxelles
Si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données :
Autorité de protection des données
Rue de la Presse 35 – 1000 Bruxelles
contact@apd-gba.be | https://www.autoriteprotectiondonnees.be
7. Mises à jour de cette politique
Cette politique de protection des données peut être révisée afin de tenir compte des évolutions réglementaires, technologiques ou organisationnelles. La date de la dernière mise à jour figure en en-tête du document.
En cas de modifications substantielles, telles que l’ajout de nouvelles finalités, de catégories de données ou de destinataires, nous informerons directement les personnes concernées par les canaux de communication habituels de l’ASBL.
La version la plus récente de cette politique prévaut sur toutes les versions antérieures.