Privacybeleid – Open Deur vzw
Versie : 03/03/2026
1. Wie zijn wij?
Open Deur vzm – Porte Ouverte asbl, geregistreerd onder ondernemingsnummer 0413.591.766, met maatschappelijke zetel gevestigd aan Kogelstraat 30 – 1000 Brussel, treedt op als verantwoordelijke voor de verwerkingovereenkomstig:
· Verordening (EU) 2016/679 (AVG),
· de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
2. Welke gegevens verzamelen wij en waarom?
Open deur vzw verzamelt en verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar activiteiten. Deze verwerkingen betreffen voornamelijk:
A. Haar begunstigden:
· Initiële evaluatie
Gegevens: naam, voornaam, telefoonnummer, leeftijd, aantal kinderen, verklaring van het verlies van de woning, gezinssituatie, administratieve en financiële situatie, gezondheidstoestand, levensloop.
Doel: de aanvraag beoordelen en de geschiktheid voor hulp bepalen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG); toestemming voor gezondheidsgegevens (art. 6.1.a en 9.2.a AVG).
Bewaartermijn:
o Bij geen begeleiding: verwijdering van gegevens binnen maximum 1 jaar.
o Bij begeleiding: opname in het dossier van de begunstigde, bewaard gedurende 10 jaar na het einde van de begeleiding.
· Opstellen en beheer van het dossier van de begunstigde
Gegevens: naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, verblijfsvergunning, rijksregisternummer, contactgegevens, gezinssituatie, inkomsten, ziekenfonds, rekeningnummer, financieringsbron, meereizende kinderen, laatste adres, verblijfshistoriek.
Doel: organisatie van de opvang en beheer van de administratieve en financiële aspecten.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG).
Bewaartermijn: 10 jaar na het einde van de begeleiding.
· Algemene begeleiding
Gegevens: levensverhaal, behoeften, moeilijkheden, evaluaties, gezinssituatie, professionele, administratieve en gezondheidsstatus, schoolgang van de kinderen, gerechtelijke beslissingen.
Doel: het verzekeren van aangepaste, globale en persoonlijke begeleiding.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG); toestemming voor gevoelige gegevens (art. 6.1.a en 9.2.a AVG).
Bewaartermijn: 10 jaar na het einde van de begeleiding.
· Facturatie en wettelijke verplichtingen
Gegevens: naam, voornaam, aantal nachten verblijf, meereizende kinderen.
Doel: boekhoudkundige verwerking en naleving van wettelijke verplichtingen.
Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Bewaartermijn: 7 jaar.
· Opvolging na verblijf
Gegevens: huidige sociale situatie, adres, woning, werk, schuldenlast, inkomsten, schoolgang van de kinderen, gezondheid, vrije tijd.
Doel: het onderhouden van het contact en het aanbieden van occasionele begeleiding.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG); toestemming voor gevoelige gegevens (art. 6.1.a en 9.2.a AVG).
Bewaartermijn: 10 jaar na het laatste contact.
B. Haar werknemers:
· Identificatie en contract
Gegevens: naam, voornaam, contactgegevens, rijksregisternummer, functie, contracttype, indiensttredingsdatum, gegevens betreffende fysieke toegang (identificatiebadge nummer).
Doel: administratief en contractueel beheer.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG); wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de relatie.
· Verloning en sociale zekerheid
Gegevens: salaris, bankrekening, sociale aangiften, loonfiches.
Doel: loonverwerking en naleving van wettelijke verplichtingen.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG); wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Bewaartermijn: 7 jaar.
· Arbeidsgeneeskunde
Gegevens: medische attesten, geschiktheid, medische opvolging.
Doel: beheer van afwezigheden en veiligheid op het werk.
Rechtsgrond: wettelijke verplichting (art. 6.1.c en 9.2.b AVG).
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de relatie.
· Professionele opvolging
Gegevens: evaluaties, gevolgde opleidingen, verworven competenties.
Doel: beheer van loopbaan en professionele ontwikkeling.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de relatie.
· Discipline en geschillen
Gegevens: waarschuwingen, sancties, geschillen.
Doel: naleving van interne regels en arbeidsrecht garanderen.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG); wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de relatie.
· Bewijsmaterialen
Gegevens: kopie van identiteitskaart, diploma’s, rijbewijs, bewijs van goed gedrag en zeden.
Doel: verificatie van de juistheid van gegevens en naleving van wettelijke eisen.
Rechtsgrond: uitvoering van het contract (art. 6.1.b AVG); wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
Bewaartermijn: 5 jaar na het einde van de relatie.
· Niet-geselecteerde kandidaten
Gegevens: naam, voornaam, contactgegevens, CV, motivatiebrief, andere bijlagen.
Doel: verwerking van sollicitaties en beheer van de reservelijst.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
Bewaartermijn: 2 jaar na afsluiting van het proces, tenzij uitdrukkelijke toestemming voor langere termijn.
C. Websitegebruikers:
· Navigatie op de website
Gegevens: IP-adres, bezochte pagina’s, datum en tijd van toegang, browsertype, besturingssysteem, apparaattype, taal van de browser, sessie-ID, schermresolutie, verwijzende URL.
Doel: veiligheid van de site waarborgen, statistieken opstellen en navigatie verbeteren.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG).
Bewaartermijn: maximaal 6 maanden.
· Gebruik van cookies en trackers
Gegevens: navigatievoorkeuren, online gedrag, technische informatie over analysetools (Google Analytics, Google Tag Manager, enz.).
Doel: meten van het publiek, verbeteren van de inhoud en personaliseren van de ervaring.
Rechtsgrond: toestemming (art. 6.1.a AVG).
Bewaartermijn: maximaal 13 maanden.
3. Hoe verkrijgen wij uw gegevens?
Wij verzamelen uw gegevens:
- Direct bij u, via papieren of online formulieren, brieven, e-mails of tijdens onze activiteiten.
- Indirect, via sociale partners, derden of automatisch via analysetools (zoals Google Analytics) die geanonimiseerde technische gegevens verzamelen.
4. Wie heeft toegang tot uw gegevens?
Binnen Open Deur vzw hebben enkel daartoe gemachtigde personen toegang tot persoonsgegevens, en wel binnen de strikt noodzakelijke grenzen voor de uitoefening van hun taken.
Gegevens kunnen ook aan derden worden doorgegeven wanneer dit vereist is voor:
· de uitvoering van sociale, medische, psychologische of juridische begeleiding,
· de naleving van onze wettelijke of contractuele verplichtingen,
· het administratief, financieel of HR-beheer van de vzw.
De belangrijkste categorieën ontvangers zijn:
· Sociale, medische en juridische partners: opvangstructuren, zorgverleners, advocaten, juridische bijstandsdiensten, bemiddelingsdiensten, enz.;
· Overheidsinstanties: ziekenfondsen, OCMW, fiscale administratie, sociale zekerheidsinstanties, kinderbijslag, enz.;
· Partners verbonden aan werk of opleiding: dienstverleners voor integratie, opleidingscentra, werkgevers of uitzendkantoren, enz.;
· Onderverwerkers van de vzw: IT-dienstverleners, sociaal secretariaat, boekhoudkantoren, enz. in het kader van contractueel begeleide opdrachten.
Alle derden die namens de vzw optreden, zijn onderworpen aan een strikte vertrouwelijkheidsverplichting en de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Er worden geen persoonsgegevens verkocht voor commerciële doeleinden.
5. Hoe beschermen wij uw gegevens?
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:
- Beperkte toegang tot gegevens;
- Beveiligde opslag (beschermde dragers, afgesloten kasten, beveiligde Cloud);
- Regelmatige back-ups;
- Bewustmaking van het personeel.
Bij een incident (datalek) zullen wij de Gegevensbeschermingsautoriteit en de betrokken personen informeren in overeenstemming met de wetgeving.
6. Welke rechten heeft u?
U beschikt over de volgende rechten, overeenkomstig de artikelen 12 tot 22 van de AVG:
· Recht op toegang: bevestiging krijgen dat uw gegevens worden verwerkt en een kopie ontvangen;
· Recht op rectificatie: onjuiste gegevens laten corrigeren of onvolledige gegevens aanvullen;
· Recht op wissen: verzoeken om verwijdering van uw gegevens in de door de AVG voorziene gevallen;
· Recht op beperking van de verwerking: tijdelijk gebruik van uw gegevens beperken in bepaalde situaties;
· Recht van bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of voor prospectiedoeleinden;
· Recht op gegevensoverdraagbaarheid: uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en leesbaar formaat, of doorgeven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke;
· Recht om uw toestemming in te trekken: indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u die op elk moment intrekken.
Om uw rechten uit te oefenen, kunt u ons schriftelijk of per e-mail contacteren:
Open Deur vzm
Kogelstraat 30 – 1000 Brussel
Indien u van mening bent dat uw rechten niet gerespecteerd zijn, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit :
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel
contact@apd-gba.be | https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
7. Wijzigingen aan dit beleid
Dit gegevensbeschermingsbeleid kan worden herzien om rekening te houden met regelgevende, technologische of organisatorische ontwikkelingen. De datum van de laatste update staat bovenaan dit document.
Bij substantiële wijzigingen, zoals toevoeging van nieuwe doeleinden, gegevenscategorieën of ontvangers, zullen wij de betrokken personen rechtstreeks informeren via de gebruikelijke communicatiekanalen van de vzw.
De meest recente versie van dit beleid prevaleert boven alle voorgaande versies.